私のお客様は50代60代のどちらかと言うとパソコン苦手とおっしゃる女性がメインです。
そして様々なお仕事の個人事業をされている方にお目にかかり、お困りごとや問題を整理し、解決させていただいております。
ですので皆さまのパソコンでの作業を横で拝見させていただくことが多いのですが（今はZOOMの画面共有で…）、その時に少し気になることがあります。
そしてそれはパソコン苦手な方に結構な割合で共通することです。
またお忙しいにもかかわらず、パソコン作業に時間が取られて困るという方にも見受けられるケースです。
いくつかありますので、これをしっかり意識するだけで、作業がきっと効率良くなるはずです。
効率アップはまず整理することから
なんでもそうなのですが、サクサク仕事をするにはまず整理しておくことからです。
料理を作るときもそうですよね。
必要な調理器具や調味料は出しやすいように台所に収納していますよね。
料理するときになって、あの鍋はどこだったかな？お塩はどこ？お醤油はどこ？といちいち探していては時間がかかってしまいます。
きっと女性は台所に関して、家の中のあらゆる物に関しては、収納場所を決めてサクサクっと取り出しやすいようにしていると思います。
ところが、苦手なパソコンになると、結構な割合でその整理ができていないので、かなり作業効率が落ちていると感じます。
具体的に言うと・・・
- ファイルやフォルダが整理出来ていない
- 写真データがどこにあるか分からない
- よく見るサイトを全てお気に入りに入れている
- パスワードが分からない
- メールがどこにあったか分からない
結構な方のパソコンで見受けられます。
もちろん私もとっ散らかってしまう時はあります。が、時々は整理をしています。
整理していないので、必要なときに必要な情報を探し出すのにかなりの時間がかかっています。
おそらくパソコンが苦手だから、整理することにあまり向き合っていらっしゃらないのでは無いでしょうか？
きっとお家の中は整理されていると思うのです。
ご家族の衣類や持ち物を全て同じ棚にごちゃごちゃに並べていることはありませんよね。
まずご家族の部屋があり（フォルダ）それぞれに棚や衣類を収納する箪笥（フォルダ）があり、夏物冬物があり、とカテゴリー分けしてそれぞれの場所に収納されていると思うのです。
パソコンの中も同じように整理すれば良いだけです。
整理ができない主な原因と対策
おそらく整理ができない主な原因は…
- 整理の方法が分からないからそのまま
- どんなフォルダにしようか考える前に写真が溜まっていった
- パソコンが苦手なので放置しているうちにごちゃごちゃになっている
- 整理する時間を取っていない
- 整理することと向き合っていない
きっと整理の仕方はご存知だと思います。
一番多いのは、あまりパソコンが得意では無いので、整理するお時間を取っていらっしゃらないように見受けられます。
ただ、やはりそうなると何をするにも時間がかかります。
時間がかかると余計にパソコンでの作業が嫌になってしまいます。
今、少し時間を取って、パソコンの中を整理するだけで、数ヶ月の作業効率が上がります。
- データのフォルダ分け
- 写真のフォルダ分け
- よく見るサイトのフォルダ分け
- パスワードをいくつかの決まった場所にまとめておく
- メールの整理と振り分け
毎月この日と決めて、やっておきませんか？
また必要ないデータは削除しておきましょう。
過去のデータで今必要ないものはもう手放しても良いはずです。
または外付けのハードディスクにでも保存して、普段使うパソコンには置かないようにしておきましょう。
カテゴリー分けしたフォルダを作りましょう
まず大きなカテゴリーを決めて、次にフォルダーを分けて、さらにその下にもフォルダーを作るだけです。
写真もいくつか整理の仕方があるでしょう。
- 日付で管理する（何年何月のフォルダに分ける）
- 種類で管理する（花・食事・仕事といった種類別）
仕事用とプライベート用、仕事用もさらに細かく整理したり、同じ写真を二か所にコピーして保存しておいたり…
仕事もＨＰ用・ブログ用・ツール作成用などに分類したり…
とにかく使いたい時、欲しいと思った時にすぐに取り出せるようにフォルダ分けしておきましょう。
分類方法は自分の仕事や生活に合わせて、自分で使いやすいようにいくらでもカスタマイズできます。
特に写真データはどんどん溜まっていきます。使いたい時に使えるようにサクッとフォルダ分けしてください。
スマホでもデータ整理しておきましょう
あと最近はスマホでも同様のことを見かけます。
- 写真がただ保存されている→アルバム別に分けておく
- アプリがただ画面に保存されている→似たような種類別に振り分けておく
アプリがとっ散らかって、何度もスワイプして探すなどの時間こそ無駄だと思うのです。
例えば、グーグルマップはこちら、Gメールはあちら、YouTubeはこちたみたいに、スマホの画面上にアプリがとっ散らかっているケースがっ見受けられます。
そうではなくてGoogleのサービスのを一箇所にまとめる、画像加工アプリを一つのフォルダににまとめる、ニュースアプリを一つのフォルダにまとめるなどしておくと、必要な時にサクッと取り出せます。
50代60代は悠長な時間がありません。
データを探すのにいちいち時間をかけるほど、無駄なことはありません。
この必要なデータにサクッと行けるようにするためにもパソコンやスマホの整理をしておきましょう。
その保存方法がパソコンの動きそのものを悪くする場合もある
あと保存先にもご注意ください。
何でもかんでもデスクトップに保存されている方も意外と多いように思います。
デスクトップ画面いっぱいにデータやフォルダがずらりと並んでいたり、膨大な写真データをデスクトップに保存されている方もいらっしゃいます。
そのデータの大きさにもよりますが、これがパソコンの動きを悪くする場合もあるようです。
デスクトップは作業中のデータやすぐに使うデータだけにしておきましょう。
ドキュメントやピクチャ、ビデオといったフォルダーに自分のフォルダを作って整理してそちらに保存しておきましょう。
そしてあまり使用しないデータはやはり外付けハードディスクなどに保存しておきましょう。
とにかくパソコンを重くしないこと、これも作業効率を早くするポイントです。
個人事業主は効率よく作業することを徹底する
小さな起業・個人事業・一人起業では、全て自分で作業しなければなりません。
スケジュール管理、備品整理・管理、在庫管理・補充
告知・宣伝のためのホームページやブログ、SNS
チラシ、看板、フライヤー作成
受付・予約管理・顧客管理・フォローメール
テキストや教材の作成・等々
そして勉強
様々なことを全て自分で管理してこなしていかなければなりません。
時には人の手を借りて、自分でなければできないことに集中して…
パソコン作業は必要ないと言う方でもスマホやタブレットで何かをされているでしょう。
そのパソコン・スマホ・タブレットの中のデータはスッキリ整理しておくことをお勧めします。
＜記事内に広告を含む場合があります＞
